Teknik Meningkatkan Managemen Waktu

Pernahkah anda mencermati keseharian beberapa orang yang mempunyai profesi sama?  Misalnya, sama-sama sebagai mahasiswa.  Kalau kita cermati baik-baik mereka kadang kala ada sebagian yang mempunyai masalah tugas yang menumpuk bahkan sampai ada tugas yang belum selesai padahal deadline pengumpulannya tinggal beberapa jam lagi, sebagai akibat penundaan waktu pengerjaannya. Tetapi sebagian yang lainnya tidak mempunyai pekerjaan yang menumpuk, bahkan tugas untuk beberapa hari kedepan pun sudah ada yang selesai dierjakannya. Yang menjadi pertanyaan yang menarik adalah, mengapa hal tersebut bisa terjadi? Padahal kan, tugas tersebut diberikan dalam waktu yang sama dan mereka pun mempunyai tengang waktu yang sama persis untuk menyelesaikan tugas tersebut. Dan mereka pun mempunyai waktu yang sama dalam seharinya, yakni sama-sama 24 jam. Hal ini juga terjadi pada orang-orang pada umumnya bukan hanya mahasiswa saja.

            Hal ini terjadi bukan karena faktor  tingkat kecerdasan atau kerena faktor ketersediaan fasilitas untuk pengerjaannya. Tetapi dipengaruhi oleh kemampuan seseorang tersebut dalam memanagemen waktu. Waktu yang termanagemen dengan baik maka pekerjaan akan dapat diselesaikan sebelum waktu deadline tiba, dan sebaliknya waktu yang tidak termanage dengan baik maka pekerjaan pun akan berantakan, waktu deadline tiba pekerjaan belum semuanya selesai atau mungkin belum dikerjakan sama sekali.

            Waktu itu terus bergerak meningalkan anda tanpa kompromi. Terserah apakah anda sedang siap untuk ditinggalkan ataukah sedang tidak siap. Waktu terus bergerak seikit demi sedikit, tetapi gerakannya pasti dan terus-menerus. Untuk itulah memanage waktu sangat diperlukan sekali. Lalu bagaimanakah caranya memanageman waktu yang baik?

            Cara memanagemen waktu yang baik adalah sebagai berikut ini.

1. Menyusun skala prioritas

       Menyusun Skala prioritas adalah suatu bentuk kegiatan dalam rangka menyusun sejumlah besar tujua-tujuan, tugas, maupun pekerjaan yang diutamakan dari pekerjaan yang paling penting terlebih dahulu kemudian pekerjaan yang kurang begitu penting untuk dikerjakan. Menysun skala prioritas dilakukan karena anda memiliki banyak pekerjaan sementara waktu yang anda miliki sangat tersa singkat sekali. Sehingga ekerjaan harus dipilah-pilah terlebih dahulu mana yang harus dikerjakan dan mana yang bisa ditunda untuk sementara waktu pengerjaannya. Penyusunan skala prioritas ini bertujuan sebagai alat untuk memandu dan mempermudahkan anda dalam menentukan prioritas pekerjaan agar dapat diselesaikan tepat waktu, selain itu pula skala prioritas juga membantu anda dalam pembuatan perencanaan kerja yang matang. Jadi, bukan cuma sekedar mengerjakan yang kita senangi saja dan membuat kita mood tetapi pekerjaan yang mempunyai tingkatan urgensitas tinggi dalam waktu paling dekat.

Berikut ini adalah sebagai contoh tentang tata cara menyusun skla prioritas. 

KUADRAN I	KUADRAN II
PEKERJAAN YANG PENTING DAN MENDESAK: -          ibadah -          berobat kedokter -          menyelesaikan tugas-tugas yang sudah hampir deadline	PEKERJAAN YANG PENTING TETAPI TIDAK MENDESAK: -          mencicil pembuatan laporan untuk minggu depan -          membuat planing kerja -          membaca buku
KUADRAN III	KUADRAN IV
PEKERJAAN YANG TIDAK PENTING TETAPI MENDESAK: -          menerima telepon masuk -          menerima tamu yang tidak diundang	PEKERJAAN YANG TIDAK PENTING DAN TIDAK MENDESAK: -          menonton tv -          bercanda

Pengelompokkan pekerjaan menjadi empat bagian diatas bukanlah suatu yang mutlak untuk dilakukan sama persis seperti apa yang digambarkan dalam bagan tersebut, anda bisa menyusun sendiri berdasarkan pengelompokkan urgensitas pekerjaan anda.

Dari bagan diatas dapat dijelaskan sebagai berikut ini.

1. Jangan selalu pasrah dengan hal-hal yang bersifat mendadak

Mengerjakan suatu pekerjaan secara mendadak akan sangat sulit sekali mengambil keuntungan. Sebab anda sebelumnya tidak bisa menyusun rencana untuk mengambil keuntungan yang sebesar-besarnya dari pekerjaan tersebut. Sehingga kalau bisa pekerjaan yang sifatnya mendadak ini harus dihindari. Mulailah membuat rencana yang matang terhadap apa yang akan lakukan hari ini dan carilah keuntungan sebesar-besarnya dari kegiatan anda tersebut.

2. Jangan menunda pekerjaan hingga tiba deadline

       Kebiasaan menunda pekerjaan itu tidak baik, sebab diwaktu deadline akan menjadi banyak sekali pekerjaan yang harus anda selesaikan dalam waktu yang singkat, sementara kemampuan anda sangat terbatas. Akhirnya, pengerjaanya pun cenderung asal-asalan dan tidak dikerjakan dengan kemampuan yang terbaiknya, hanya asal pekerjaan itu selesai tepat waktu saja. Sehingga hasilnya pun tidak dapat semaksimal kalau anda mengerjakannya sebelum waktu deadline mendekat.

Ketika pekerjaan yang bersifat penting dan mendesak (kaudran I) sudah diselesaikan, maka mulailah berfikir untuk mengerjakan pekerjaan yang penting tetapi tidak mendesak (kuadran II). Agar nantinya pekerjaan dikuadran II tidak bertumpuk dikuadran I. 

3. Memberikan perhatian penuh pada pekerjaan dikuadran I

       Pekerjaan dikuadran ini harus menjadi prioritas utama pengerjaan, jangan terlena dengan pekerjaan-pekerjaan dikuadran lain. Utamakan terlebih dahulu pekerjaan dikuadran ini, sebab pekerjaan ini sudah mendekati waktu deadline. Jika kita sudah memposisikan dengan benar, maka kita juga dituntut untuk menghadapi pekerjaan-pekerjaan yang datangnya secara mendadak.

4. Sebisa mungkin menghindari pekerjaan-pekerjaan dikuadran IV

       Pekerjaan dikuadran IV, adalah pekerjaan yang tidak penting untuk mendongkrak kualitas kehidupan anda. Pekerjaan ini bisa dibilang sebagai pekerjaan yang kurang produktif. Untuk itu, anda sebisa mungkin harus menghindari jauh-jauh dari pekerjaan ini. Jangan sampai waktu anda terbuang percuma gara-gara anda lebih terfokus pada pekerjaan-pekerjaan ini.

       Selain menyusun skala prioritas untuk pekerjaan-perkerjaan anda, masih ada beberapa cara lagi untuk memanagemen waktu anda agar waktu 24 jam yang diberikan kepada anda dalam sehari semalam pengunaannya bisa benar-benar efektif. Lau, apa sajakah cara-cara tersebut? Jawabannya akan kita bahas, pada buletin edisi selanjutnya.